Konsepsi Manajemen Proyek di Bidang IT

M A N A J E M E N   P R O Y E K

A. PENGERTIAN

Manajemen proyek adalah implementasi atas pengalaman, keterampilan, dan keahlian, serta metode yang efektif yang dikerjakan untuk menyelesaikan target yang sebelumnya telah melalui perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Agar kita dapat memahami, mengimplementasikan dan menerapkan manajemen proyek.

C. PEMBAHASAN

George R. Terry telah merumuskan fungsi, 

fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, 

Organizing, Actuating dan Controlling).

1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakan)
4. Controlling (Pengendalian)

Planning

(Perencanaan) Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.

• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.

• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.

• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran

Organizing

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

• menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

• membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

• koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),

• koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level);

• koordinasi diagonal(menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

Actuating

Actuating (Penggerakan) Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya. 

• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

Controlling

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mmepengaruhinya. Ruang lingkup kegiatan contrroling :

-Produk pekerjaan 

-Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan 

-Prosedur dan cara kerjanya 

-Kebijakan teknik yang diambl selama proses pencapaian.

Referensi : Ebook MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN BLC TELKOM KLATEN